A planilha de controle financeiro ainda é eficiente?

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Popular desde 1987, quando foi lançada para o Windows, a planilha é uma ferramenta versátil que pode ser utilizada para os mais diversos fins, desde gestão de clientes até a planilha de controle financeiro

As planilhas não são e nunca foram tão democráticas quanto se anuncia por aí, é necessário um conhecimento técnico ligeiramente avançado do programa Excel e suas mais variadas fórmulas para se criar uma planilha de controle financeiro dinâmica, completa e automatizada, por exemplo. 

Sabendo disso, nos perguntamos: será que depois de mais de 30 anos de seu lançamento, em meio a diversos avanços tecnológicos e surgimento de novas ferramentas, a planilha de controle financeiro ainda é eficiente?

Vamos descobrir juntos entendendo quais os benefícios e possíveis pontos negativos do uso da planilha de controle financeiro atualmente. Confira!

Os benefícios da planilha de controle financeiro

Se a planilha de controle financeiro é utilizada a tantos anos pelo público em geral, alguma coisa boa ela tem, certo?

Entre os principais benefícios da planilha de controle financeiro, estão a quantidade de índices financeiros que podem ser analisados, customização da formatação de dados e facilidade de acesso e compartilhamento de informações. 

Análise de índices financeiros

Em relação à caderneta de finanças, que é muito limitada e pouco segura quanto à exatidão e precisão dos cálculos financeiros, a planilha de controle financeiro permite a análise de uma série de índices e métricas que são importantes para a saúde financeira de um negócio, como: 

  • Lançamentos;
  • Saldos de contas correntes;
  • Contas a pagar;
  • Contas a receber;
  • Fluxo de caixa;
  • Planejamento financeiro por período.

A visualização e monitoramento constante destes índices são fundamentais para que o dono de negócio consiga entender os números financeiros de sua empresa, sendo um ponto muito positivo para as planilhas de controle financeiro

Customização da formatação de dados

Uma vantagem da planilha de controle financeiro é que, com o conhecimento técnico adequado, ela pode ser personalizada para as necessidades do usuário. 

Isso significa que as fórmulas dos dados podem ser modificadas de acordo com a realidade de um determinado negócio, tendo mais ou menos categorias e índices de controle financeiro. Além disso, o próprio modo de visualização dos dados pode ser aprimorado na planilha de controle financeiro, com o uso de gráficos e tabelas que fogem das famosas células estáticas do Excel. 

Com essas customizações, pode ficar muito mais fácil para o dono de negócio ou analista financeiro entender a situação financeira real do negócio e definirem o melhor planejamento financeiro estratégico para o atual momento da empresa.

Acesso e compartilhamento de informações

Já nos anos 1980 era possível compartilhar a planilha de controle financeiro via disquete ou, pouco tempo depois, via CD. Com o advento da Internet e dos serviços de armazenamento em nuvem, os drives, o acesso e compartilhamento das planilhas ficou ainda mais fácil. 

Enviando apenas um link, é possível garantir o acesso à planilha de controle financeiro para qualquer pessoa, facilitando a colaboração entre dono de negócio, analista financeiro e/ou contador. Nunca foi tão prático!

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Os malefícios da planilha de controle financeiro

Como nem tudo são flores, a planilha de controle financeiro tem seu lado negativo também. 

Devido às suas diversas fórmulas complexas e milhares de entradas em células, é necessário muita cautela ao lidar com uma planilha de controle financeiro, já que um simples clique no lugar errado pode custar horas de trabalho construindo a planilha ideal. 

Entre os principais pontos negativos do uso de uma planilha de controle financeiro, podemos citar o trabalho manual, tempos diferentes de trabalho e falhas de segurança. 

Trabalho manual

Sim, a planilha de controle financeiro pode ter seus cálculos automatizados. 

Contudo, para se chegar a esse estágio, são necessárias horas de trabalho manual encontrando as melhores fórmulas e selecionando as células corretas para a execução de um cálculo perfeito. 

Isso significa que toda vez que um negócio crescer ou sofrer alguma mudança que impacte a estratégia financeira, mais horas de trabalho serão necessárias para atualizar a planilha de controle financeiro de acordo com a nova realidade da empresa.

Será que você quer realmente investir todo esse tempo de trabalho em uma planilha?

Tempos diferentes de trabalho

Apesar de poder ser compartilhada facilmente com outras pessoas, a simultaneidade de trabalho e atualizações na planilha de controle financeiro pode ser afetada. 

Com a falta de colaboração em tempo real, é possível que algumas informações se percam, fiquem desatualizadas, sejam sobrepostas, além de muitos outros cenários que afetam a precisão dos dados e, consequentemente, seus resultados. 

Já é possível fazer a colaboração simultânea por meio de ferramentas baseadas na nuvem, mas fica difícil saber qual alteração foi feita por qual pessoa, além de aumentar o risco de compartilhamento de informações com ambientes externos à empresa.

Falhas de segurança 

Por falar em aumento de risco, um dos principais problemas da planilha de controle financeiro é, com certeza, suas diversas brechas para falhas de segurança e vulnerabilidades. 

Por sua facilidade de acesso e compartilhamento de informações, fica difícil controlar quem realmente sabe sobre suas informações financeiras. Além de se tornar um problema de estratégia para o negócio, essa falta de controle sobre os dados pode gerar problemas de conformidade com leis e padrões de segurança e privacidade de dados, com a própria Lei Geral de Proteção de Dados. 

Leia também: Como escolher o melhor software de gestão financeira?

Como substituir a planilha de controle financeiro?

Caso você tenha decidido que chegou a hora de trocar a planilha de controle financeiro por outra ferramenta, pode estar se perguntando pelo o quê pode substituir essa planilha. 

Bem, criamos o yampa justamente para ser um aliado dos donos de negócio e servir o próximo passo, a evolução da planilha de controle financeiro

O yampa é um sistema de gestão financeira integrado e completo, permitindo que você analise todos os índices financeiros que já analisava em sua planilha, mas agora poderá fazer isso de forma mais prática e muito mais fácil de compreender. 

Com o yampa, você ganha tempo e deixa as fórmulas e estruturas de cálculo nas nossas mãos. Você nunca mais vai precisar ser um mestre de Excel para conseguir controlar as suas finanças!

Está preparado para revolucionar o seu negócio? Converse com os nossos consultores e descubra o melhor plano para a sua empresa.

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