A planilha de controle financeiro ainda é eficiente?

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planilha de controle financeiro

Popular desde 1987, quando foi lançada para o Windows, a planilha é uma ferramenta versátil que pode ser utilizada para os mais diversos fins, desde gestão de clientes até a planilha de controle financeiro

As planilhas não são e nunca foram tão democráticas quanto se anuncia por aí, é necessário um conhecimento técnico ligeiramente avançado do programa Excel e suas mais variadas fórmulas para se criar uma planilha de controle financeiro dinâmica, completa e automatizada, por exemplo. 

Com isso em mente, nos perguntamos: será que depois de mais de 30 anos de seu lançamento, em meio a diversos avanços tecnológicos e surgimento de novas ferramentas, a planilha de controle financeiro (ou planilha de fluxo de caixa) ainda é eficiente?

Vamos descobrir juntos entendendo quais os benefícios e possíveis pontos negativos do uso da planilha de controle financeiro atualmente. Confira!

Os benefícios da planilha de controle financeiro

Então, se o público em geral ainda utiliza a planilha de controle financeiro, ela certamente tem alguma coisa boa, certo?

Entre os principais benefícios da planilha de controle financeiro, estão a quantidade de índices financeiros, customização da formatação de dados e facilidade de acesso e compartilhamento de informações. 

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Análise de índices financeiros

Um coisa que limita a caderneta de finanças é que pouco segura e inexata dom os cálculos financeiros. A planilha de fluxo de caixa permite a análise de uma série de índices e métricas que são importantes para a saúde financeira de um negócio, como: 

E assim como a visualização e monitoramento constante destes índices são fundamentais para que o dono de negócio consiga entender os números financeiros de sua empresa.

Customização da formatação de dados

Por outro lado, as planilha de controle financeiro  permite que, com o conhecimento técnico adequado,  podam ser personalizadas para as necessidades do usuário. 

Isso significa que as fórmulas dos dados podem ser modificadas de acordo com a realidade de um determinado negócio, tendo mais ou menos categorias e índices de controle financeiro. Além disso, o próprio modo de visualização dos dados pode ser aprimorado na planilha de controle financeiro, com o uso de gráficos e tabelas que fogem das famosas células estáticas do Excel. 

Com essas customizações, pode ficar muito mais fácil para o dono de negócio ou analista financeiro entender a situação financeira real do negócio e definirem o melhor planejamento financeiro estratégico para o atual momento da empresa.

Acesso e compartilhamento de informações

Já nos anos 1980 era possível compartilhar a planilha de controle financeiro via disquete ou, pouco tempo depois, via CD. Com o advento da Internet e dos serviços de armazenamento em nuvem, os drives, o acesso e compartilhamento das planilhas ficou ainda mais fácil. 

Enviando apenas um link, é possível garantir o acesso à planilha de controle financeiro para qualquer pessoa, facilitando a colaboração entre dono de negócio, analista financeiro e/ou contador. Nunca foi tão prático!

Os malefícios da planilha de controle financeiro

Como nem tudo são flores, a planilha tem seu lado negativo também. 

Devido às suas diversas fórmulas complexas e milhares de entradas em células, é necessário muita cautela ao lidar com uma planilha de controle financeiro, já que um simples clique no lugar errado pode custar horas de trabalho construindo a planilha ideal. 

Entre os principais pontos negativos do uso de uma planilha de fluxo de caixa, podemos citar o trabalho manual, tempos diferentes de trabalho e falhas de segurança. 

Trabalho manual

Sim, a planilha de controle financeiro pode ter seus cálculos automatizados. 

Contudo, para se chegar a esse estágio, são necessárias horas de trabalho manual encontrando as melhores fórmulas e selecionando as células corretas para a execução de um cálculo perfeito. 

Sendo assim, isso significa que toda vez que um negócio crescer ou sofrer alguma mudança que impacte a estratégia financeira, mais horas de trabalho serão necessárias para atualizar a planilha de acordo com a nova realidade da empresa.

Então, Será que você quer realmente investir todo esse tempo de trabalho em uma planilha?

Tempos diferentes de trabalho

Apesar de poder ser compartilhada facilmente com outras pessoas, a simultaneidade de trabalho e atualizações na planilha de controle financeiro pode ser afetada. 

Com a falta de colaboração em tempo real, é possível que algumas informações se percam, fiquem desatualizadas, sejam sobrepostas, além de muitos outros cenários que afetam a precisão dos dados e, consequentemente, seus resultados. 

Já é possível fazer a colaboração simultânea por meio de ferramentas baseadas na nuvem, mas fica difícil saber qual alteração foi feita por qual pessoa, além de aumentar o risco de compartilhamento de informações com ambientes externos à empresa.

Falhas de segurança 

Por falar em aumento de risco, um dos principais problemas da planilha de controle financeiro é, com certeza, suas diversas brechas para falhas de segurança e vulnerabilidades

Por sua facilidade de acesso e compartilhamento de informações, fica difícil controlar quem realmente sabe sobre suas informações financeiras. Além de se tornar um problema de estratégia para o negócio, essa falta de controle sobre os dados pode gerar problemas com a própria Lei Geral de Proteção de Dados

Leia também: Como escolher o melhor software de gestão financeira?

Então, qual é a melhor ferramenta para controle financeiro de empresas?

Você deve estar se perguntando, se as planilhas não são a melhor ferramenta, então qual é?

Em resumo, se você quer ser um melhor gestor, você precisa de muito mais que uma planilha de fluxo de caixa. Atualmente, os softwares de análise financeira apresentam muito mais sobre a realidade do seu negócio.

Um grande exemplo no mercado é o yampa, um sistema de análise financeira com funcionalidades especiais para entender o fluxo de caixa da empresa.

Ferramentas como o Índice de Saúde Financeira fornecem clareza sobre o estado do financeiro e o que precisa ser feito para melhorá-lo.

Tudo isso com as informações que você já forneceu ao seu livro diário. A diferença é que com o yampa, os empreendedores conseguem fazer um raio-x do negócio, algo que não é possível com as planilhas.

O nosso software possui um teste gratuito de 14 dias, ideal para quem quer experimentar e entender melhor as nossas funcionalidades.

Vantagens dos softwares financeiros sobre as planilhas

Por enquanto, os softwares financeiros uma opção mais eficiente e poderosa para o controle financeiro em comparação com o uso de planilhas tradicionais. Resumidamente, as vantagens dos softwares financeiros sobre as planilhas para fazer controle financeiro são:

  1. Automatização e agilidade: Os softwares financeiros automatizam tarefas, importam dados automaticamente e oferecem recursos avançados, economizando tempo e tornando o processo mais eficiente.
  2. Redução de erros: eles minimizam erros humanos, garantindo maior precisão nos cálculos e na análise das finanças.
  3. Facilidade de uso: os sistemas financeiros possuem interfaces amigáveis e intuitivas, tornando-os mais acessíveis para pessoas com diferentes níveis de inteligência financeira.
  4. Segurança e backup: Os softwares financeiros têm medidas de segurança robustas e fazem backups automáticos, protegendo seus dados financeiros.
  5. Análises avançadas: Softwares oferecem análises detalhadas e relatórios que fornecem insights valiosos sobre sua situação financeira.
  6. Integração com serviços financeiros: os sistemas atuais podem se integrar a contas bancárias e outros serviços financeiros, facilitando o acompanhamento das finanças em tempo real.
  7. Atualizações e suporte: Os softwares podem receber atualizações regulares e fornecem suporte técnico para ajudar com dúvidas e problemas.

Como substituir a planilha de controle financeiro?

Caso você tenha decidido que chegou a hora de trocar a planilha de controle financeiro, pode estar se perguntando pelo como substituir. 

Bem, criamos o yampa justamente para ser um aliado dos donos de negócio e servir o próximo passo, a evolução da planilha. 

O yampa é um sistema de gestão financeira integrado e completo, em consequência você analisa todos os índices financeiros que já analisava em sua planilha. Agora poderá fazer isso de forma mais prática e muito mais fácil de compreender. 

Com o yampa, você ganha tempo e deixa as fórmulas e estruturas de cálculo nas nossas mãos. Você nunca mais vai precisar ser um mestre de Excel para conseguir controlar as suas finanças!

Está preparado para revolucionar o seu negócio? Converse com os nossos consultores e descubra o melhor plano para a sua empresa.

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