Manter uma empresa em funcionamento no Brasil não é uma tarefa fácil, visto que no Brasil, as empresas – na sua maioria, pequenos negócios – pagam em média 34% somente de impostos. Isso nos torna o 2o país do mundo que mais tributa empresas. Para conseguir arcar com as demais despesas, os empresários estão sempre em busca de formas para reduzir custos e aumentar a produtividade.
Contudo, para muitos empreendedores, reduzir custos e aumentar a produtividade pode parecer contraditório. Afinal, como produzir mais sem investir mais?
Faça a diferença entre custo, gasto e investimento
Saber diferenciar entre um custo, um gasto e um investimento é vital para identificar onde podemos melhorar processos e o como re-estruturar o nosso orçamento.
Alguns pontos chaves para fazer a diferença são:
- Custo: Refere-se ao montante total gasto em recursos para a realização de uma atividade ou projeto. Eles podem ser classificados em custos fixos e custos variáveis. Os custos fixos são aqueles que acontecem mesmo sem faturamento (ex: energia elétrica, salários etc.) e os custos variáveis são aqueles que estão diretamente ligados ao faturamento (impostos, taxas de cartão etc.)
- Gasto: É o termo utilizado para se referir à saída de dinheiro ou recursos financeiros em qualquer transação econômica. O gasto pode incluir os custos mencionados anteriormente, bem como outras saídas como pagamentos de empréstimos por exemplo.
- Investimento: É uma forma específica de gasto em que os recursos financeiros são aplicados em uma atividade ou projeto com a expectativa de obter retornos futuros. Pode envolver a compra de ações, imóveis, maquinários, treinamentos, entre outros ativos que possam aumentar o valor ou a produtividade do negócio.
Resumindo, o custo refere-se ao valor total gasto em recursos para realizar uma atividade, o gasto é a saída de dinheiro ou recursos financeiros em uma transação econômica e o investimento é uma forma específica de gasto voltada para obter retornos futuros.
O que é a redução de custos?
A redução de custos é um processo estratégico pelo qual uma organização procura diminuir suas despesas e desembolsos financeiros, sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Essa prática visa melhorar a eficiência operacional, aumentar a lucratividade e fortalecer a posição competitiva da empresa no mercado.
A redução de custos pode envolver diversas áreas, tais como otimização de processos, negociação de preços com fornecedores, eliminação de desperdícios, automação de tarefas e revisão de políticas internas.
É importante ressaltar que a redução de custos deve ser realizada de forma inteligente e estratégica, levando em consideração o impacto nas operações e no desempenho geral da organização.
Então como reduzir custos?
Existem várias estratégias e dicas que uma empresa pode adotar para reduzir custos de forma eficaz. Aqui estão algumas delas:
- Análise detalhada dos custos: Faça uma revisão minuciosa de todas as despesas da empresa para identificar onde estão sendo gastos os recursos e onde é possível cortar ou reduzir custos.
- Negociação com fornecedores: Renegocie contratos e busque melhores condições de pagamento com os fornecedores. Explore a possibilidade de conseguir descontos por volume de compra ou prazos de pagamento mais longos.
- Automatização de processos: Investir em sistemas de automação pode reduzir custos operacionais a longo prazo, eliminando tarefas manuais repetitivas e aumentando a eficiência.
- Redução de desperdícios: Identifique e elimine desperdícios em todos os aspectos do negócio, desde matéria-prima até energia e tempo dos funcionários.
- Reavaliação de contratos e serviços: Analise contratos de prestação de serviços e assinaturas para determinar se todos são necessários. Considere cancelar serviços ou buscar alternativas mais econômicas.
- Controle de estoque: Mantenha um controle rigoroso do estoque para evitar excessos e estoque parado, o que pode resultar em custos adicionais de armazenamento e obsolescência.
- Treinamento e capacitação dos funcionários: Investir na capacitação da equipe pode aumentar a produtividade e reduzir erros, o que consequentemente reduz custos operacionais.
- Economia de energia: Adote práticas de conservação de energia, como desligar equipamentos quando não estiverem em uso e investir em tecnologias mais eficientes em termos energéticos.
- Teletrabalho: Permita o trabalho remoto quando possível, reduzindo custos com espaço de escritório e despesas relacionadas.
- Revisão de políticas de benefícios: Avalie os benefícios oferecidos aos funcionários e busque opções mais econômicas que ainda sejam atrativas para reter talentos.
Essas são apenas algumas das muitas estratégias que uma empresa pode adotar para reduzir custos. É importante adaptar essas sugestões às necessidades específicas e à realidade de cada organização.
Dicas para reduzir seus custos e aumentar produtividade
Há muitas formas de se economizar tempo e dinheiro na sua empresa. Desde a melhoria do seu planejamento financeiro até a aplicação de ferramentas mais adequadas.
Para mostrar que é possível reduzir custos e aumentar a produtividade ao mesmo tempo, separamos algumas estratégias práticas, que muitas vezes passam despercebidas no planejamento estratégico. Confira:
Planejamento para reduzir custos e aumentar a produtividade
Um dos maiores erros das pequenas empresas brasileiras é a falta de planejamento.
Muitas vezes, na empolgação para tirar uma nova ideia do papel ou realizar o sonho de ser empreendedor, a fase do planejamento acaba sendo atropelada, principalmente no aspecto financeiro, que é essencial para o crescimento equilibrado de um negócio.
Contudo, para reduzir custos e aumentar a produtividade, o planejamento é imprescindível, em especial a definição de um orçamento para um determinado período de tempo.
Com um orçamento bem definido, fica muito mais fácil controlar gastos não essenciais e reduzir gastos essenciais, buscando negociações, otimizações dos processos centrais do negócio e assim por diante.
Porém, isso só é possível quando você tem uma visão geral dos gastos do seu negócio e a melhor forma de conseguir ter essa visão é através de uma boa ferramenta de controle financeiro. Guarde essa informação, porque vamos tratar disso mais adiante!
Automação de processos para aumentar a produtividade
Já dizia o velho ditado: tempo é dinheiro. Por isso, quanto mais tempo você reduz nas operações do dia a dia do negócio, mais dinheiro você poupa no fim do mês. Como fazer isso?
Uma forma muito simples de poupar tempo e, consequentemente, reduzir custos e aumentar a produtividade é a automação de processos, que ainda é uma estratégia pouco explorada por empreendedores brasileiros.
A automação de processos nada mais é do que utilizar ferramentas tecnológicas para fazer por você algumas tarefas menos complexas, mas que precisam ser executadas com uma determinada frequência.
Algumas atividades práticas que podem ser automatizadas são:
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Emissão e envio de notas fiscais;
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Pagamento de despesas fixas;
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Pagamento de funcionários;
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Atendimento inicial ao cliente, como enviar um cardápio ou responder a perguntas básicas.
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Além de auxiliar na redução do tempo gasto para realização de tarefas simples, a automação de processo muitas vezes não tem custo adicional, como o débito automático para contas bancárias, ou têm um custo baixo, que compensa mais do que cogitar ter um colaborador para realizar as mesmas tarefas.
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Ferramentas tecnológicas para reduzir custos e aumentar a produtividade
Na mesma linha da automação de processos, investir em ferramentas tecnológicas pode parecer apenas mais um gasto, mas muitas vezes o retorno sobre esse investimento (ROI) pode se tornar muito grande.
Ao migrar para versões atualizadas de ferramentas que talvez você já use, por exemplo, sair da planilha financeira para um sistema de gestão financeira 100% online, é uma forma de reduzir custos e aumentar a produtividade porque poupa tempo, reduz a margem de erro na execução das tarefas e tornam uma determinada atividade muito mais prática.
Algumas ferramentas tecnológicas que você pode considerar utilizar no seu negócio são:
Aplicativos de gerenciamento de projetos
Administrar seu tempo não é tarefa fácil, por isso você pode contar com software de gerenciamento de projetos para entender melhor o que precisa ser feito. Além disso, você pode delegar as tarefas para os seus colaboradores;
Geralmente elas mostram um kanban onde você pode organizar suas tarefas. Alguns softwares também incluem integração com Google Cloud ou Microsoft para facilitar lembretes, prioridades e muito mais.
Leia também: 5 Ferramentas na nuvem para reduzir Custos da Empresa
Gerenciador de senhas
Ele permite armazenar senhas de várias contas e aplicativos em um único local protegido por uma senha mestra. Quando um usuário precisa fazer login em um site ou aplicativo, o gerenciador de senhas preenche automaticamente as informações de login, evitando a necessidade de memorizar ou digitar manualmente as senhas.
Além disso, ele pode gerar senhas fortes e únicas para cada conta, garantindo a segurança dos dados. Com um gerenciador de senhas de login, os usuários podem ter acesso rápido e seguro às suas contas, simplificando o processo de autenticação e minimizando o risco de reutilização de senhas ou senhas fracas.
Controle de relacionamento com o cliente, CRM,
O atendimento ao cliente é vital para qualquer negócio, com um sistema de CRM é muito mais pois ajuda a responder rapidamente as dúvidas do cliente, você economiza tempo e assegurar seus cliente que ao longo praza impactam o lucro da sua empresa
Em linha gerais, um CRM é para ter uma visão completa de todos os clientes.
Sistema de gestão financeira
Lembra daquela informação que você precisava gravar? Essa é a ferramenta mais importante para a redução de custos – Um bom sistema de gestão financeira.
Um erro bem comum dos empreendedores é gerir suas finanças no escuro, o que gera perda de dinheiro. Mas se você tiver uma ferramenta de controle financeiro poderá enxergar os buracos por onde esse dinheiro está indo embora e trabalhar para fazer as correções necessárias.
A solução para ver as finanças com muito mais clareza, cortar custos e mandar para o seu caixa o dinheiro que antes estava se perdendo são os sistemas de gestão financeira como o yampa, que tem um painel de controle onde você pode ver a saúde financeira da sua empresa.
Como o yampa pode te ajudar?
O yampa é um sistema digital de gestão financeira. Oferece maior praticidade para as atividades de controle financeiro, como fluxo de caixa e gerenciamento de contas bancárias.
Com painéis visuais e usabilidade facilitada, o yampa não requer nenhum tipo de conhecimento técnico para ser utilizado, podendo ser empregado para o controle financeiro de empreendedores iniciantes ou mesmo por um contador experiente.
O yampa pode auxiliar a sua empresa a reduzir custos e aumentar a produtividade. Facilita a colaboração no gerenciamento financeiro, é mais fácil de usar do que as ferramentas de gestão tradicionais e, tudo isso, por um custo muito baixo.
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