O controle de despesas é uma das tarefas mais desafiantes para quem comanda empresas de pequeno e médio porte. Isso porque os registros são feitos geralmente de modo manual, sem um processo de conferência ou outros recursos que permitam extrair informações relevantes dos dados.
Você sabe qual categoria de despesa é a mais representativa ou qual a taxa de variação dos custos ao longo dos meses? A falta de tais informações atrapalha a gestão de estoque, impede o controle das contas e permite que gargalos roubem o seu lucro.
Para entender quais estratégias podem promover o controle de suas despesas, continue a leitura e siga nossas recomendações!
A importância do controle de despesas para a saúde financeira
Existem duas frentes que devem ser consideradas para manter o sucesso da empresa: as vendas e o controle de despesa. Ambos são indispensáveis para que qualquer negócio seja capaz de se sustentar no longo prazo.
Enquanto para manter um bom volume de vendas na empresa é preciso contar com estratégias de marketing e uma boa infraestrutura, para a gestão inteligente das despesas, necessita-se apenas do conhecimento necessário para implementar melhorias.
Ao monitorar os custos e evitar desperdícios, você consegue ampliar a margem de lucro, bem como a disponibilidade de verba para realizar novos investimentos. Além do mais, um fluxo de caixa positivo colabora para evitar o endividamento e garantir a continuidade saudável do negócio.
As principais estratégias para monitorar e reduzir despesas
Existem alguns processos que podem parecer básicos, mas que conseguem trazer grandes melhorias para a empresa. Veja algumas medidas que podem ser implementadas imediatamente a fim de obter uma estrutura de operações mais barata e enxuta.
Análise detalhada de despesas
O primeiro passo é entender as reais condições de suas contas por meio de uma revisão de todos os gastos da empresa nos últimos meses. Para quem realiza o controle mensal de despesas, essa tarefa fica ainda mais fácil, especialmente se há um registro detalhado de todas as categorias.
Comece analisando os custos fixos e variáveis, verificando quais desembolsos foram desnecessários. Esse cuidado é ainda mais importante na hora de formar seus estoques, pois compras ineficientes podem levar à compra de mercadorias que ficam encalhadas na prateleira.
Contudo, aqueles que dispõem de um registro detalhado podem recorrer ao histórico de vendas para definir quais são as melhores marcas e produtos para incluir em seu estoque daí em diante.
Implementação de políticas de controle de gastos
Tanto para os empreendedores com uma grande equipe quanto para aqueles que trabalham com poucos funcionários, ambos podem se beneficiar de uma política de controle de gastos.
Ao criar regras e procedimentos claros você não está gerando burocracia, mas trazendo alguns limites para evitar aquisições impulsivas e desnecessárias. Isso pode incluir certas categorias de despesas, envolver aprovação e o uso adequado dos itens da empresa.
Esse controle deve ser ainda mais rigoroso quando se trata da contratação de empréstimos ou financiamentos, especialmente porque há um impacto direto na disponibilidade de recursos diante de algumas dívidas em aberto. Portanto, vale a pena estabelecer marcos rígidos para a contratação de crédito com finalidade empresarial.
Uso de ferramentas tecnológicas
Embora alguns gestores acreditem que ferramentas tecnológicas são destinadas apenas para grandes corporações, existem diversos recursos desenvolvidos com o foco em empresas de todos os portes.
Ao ter acesso a soluções especializadas como softwares de gestão financeira, você consegue ter o controle de despesas mensais, os registros de desvios do orçamento e os dados do fluxo de caixa. Juntas, todas essas informações conseguem mapear a realidade das finanças e dar uma direção quanto às melhorias possíveis.
Renegociação com fornecedores
Embora a maioria dos ajustes que possam ser feitos para melhorar o controle do orçamento sejam internos, não se deve ignorar fatores externos que impactam o plano de contas.
Nesse quesito, a renegociação com fornecedores pode levar a economias realmente significativas, além de permitir que a empresa alcance outras vantagens como o acesso a uma variedade ampla ou uma logística mais eficiente.
Para ter vantagem na renegociação, vale a pena solicitar cotações com outros fornecedores similares a fim de conquistar as melhores condições para a assinatura de um novo contrato.
Incentivo à cultura de economia entre os funcionários
Contar com uma equipe engajada também é um ponto relevante para aumentar a economia na empresa e evitar que as despesas fiquem descontroladas, afinal, eles são parte fundamental na utilização dos recursos.
Para isso, é válido investir em treinamentos que deixem claro aos colaboradores a necessidade de fazer bom uso dos insumos do negócio, além de demonstrar como eles podem melhorar a eficiência e reduzir desperdícios.
O time do departamento financeiro também pode receber capacitações para trabalhar com softwares que ajudem a visualizar informações cruciais para acabar com gargalos que prejudicam os resultados do negócio. Assim, você assegura um planejamento mais eficiente para elevar os lucros.
Como as estratégias de controle de despesa ajudam a manter a empresa saudável
Após entender o que é controle de despesas, fica mais fácil implementar ações que vão potencializar os resultados do negócio. Tais estratégias são essenciais para otimizar a alocação dos recursos financeiros, além de ajudar a reduzir custos e elevar a eficiência operacional.
Dessa forma, a sua empresa pode destinar uma parte maior da verba para fazer investimentos e aproveitar as oportunidades existentes no mercado, de modo que continue a crescer de maneira sustentável.
Além disso, vale a pena contar com um software de gestão para fazer um controle rigoroso das despesas e, com isso, garantir a manutenção de um fluxo de caixa positivo, essencial para ter um crescimento sustentável no longo prazo.
Com todas as práticas de controle de despesas que você viu ao longo deste texto, fica mais simples manter uma gestão adequada dos itens da empresa, evitando gargalos que poderiam prejudicar os resultados e atrapalhar o crescimento do negócio. Lembre-se ainda de contar com um sistema de gestão para maximizar a eficiência das estratégias.
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