Como reduzir custos e aumentar a produtividade da empresa?

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Manter uma empresa em funcionamento no Brasil não é uma tarefa fácil. Com cerca de 1,5% do faturamento anual dos negócios sendo destinado apenas para o pagamento de impostos, para conseguir arcar com as demais despesas, os donos de negócio estão sempre em busca de formas para reduzir custos e aumentar a produtividade

Contudo, para muitos empreendedores, reduzir custos e aumentar a produtividade pode parecer uma equação paradoxa. Afinal, como produzir mais sem investir mais?

Para mostrar que é possível reduzir custos e aumentar a produtividade ao mesmo tempo, separamos algumas estratégias práticas, que muitas vezes passam despercebidas no planejamento estratégico. Confira.

Planejamento para reduzir custos e aumentar a produtividade

Um dos maiores erros das pequenas empresas brasileiras é a falta de planejamento. 

Muitas vezes, na animação para tirar uma nova ideia do papel ou realizar o sonho do empreendedorismo a fase do planejamento acaba sendo atropelada, principalmente o aspecto financeiro, que é essencial para o crescimento equilibrado de um negócio.

Contudo, para reduzir custos e aumentar a produtividade, o planejamento é imprescindível, em especial a definição de um orçamento para um determinado período de tempo. 

Com um orçamento bem definido, fica muito mais fácil controlar gastos não essenciais e reduzir gastos essenciais, buscando renegociações, otimizações dos processos centrais do negócio e assim por diante.

Porém, isso só é possível quando você tem uma visão geral dos gastos do seu negócio e pode decidir mais facilmente o que pode ser melhorado ou cortado do orçamento. 

Automação de processos para aumentar a produtividade

Já dizia o velho ditado: tempo é dinheiro. Por isso, quanto mais tempo você reduz nas operações do dia a dia do negócio, mais dinheiro você poupa no fim do mês. Como fazer isso?

Uma forma muito simples de poupar tempo e, consequentemente, reduzir custos e aumentar a produtividade é a automação de processos, que ainda é uma estratégia pouco explorada por empreendedores brasileiros.

A automação de processos nada mais é do que utilizar ferramentas tecnológicas para fazer por você algumas tarefas menos complexas, mas que precisam ser executadas com uma determinada frequência. 

Algumas atividades práticas que podem ser automatizadas são:

  • Emissão e envio de notas fiscais;
  • Pagamento de despesas fixas;
  • Pagamento de funcionários;
  • Atendimento inicial ao cliente, como enviar um cardápio ou responder a perguntas básicas.

Além de auxiliar na redução do tempo gasto para realização de tarefas simples, a automação de processo muitas vezes não tem custo adicional, como o débito automático para contas bancárias, ou têm um custo baixo, que compensa mais do que cogitar ter um colaborador para realizar as mesmas tarefas.

Leia também: PMEs conseguem concorrer com grandes empresas?

Ferramentas tecnológicas para reduzir custos e aumentar a produtividade

Na mesma linha da automação de processos, investir em ferramentas tecnológicas pode parecer apenas mais um gasto, mas muitas vezes o retorno sobre esse investimento (ROI) pode se tornar muito grande. 

Ao migrar para versões atualizadas de ferramentas que talvez você já use, por exemplo, sair da planilha financeira para um sistema de gestão financeira 100% online, é uma forma de reduzir custos e aumentar a produtividade porque poupa tempo, reduz a margem de erro na execução das tarefas e tornam uma determinada atividade muito mais prática.

Algumas ferramentas tecnológicas que você pode considerar utilizar no seu negócio são:

  • Aplicações de gerenciamento de projetos, pelas quais você pode delegar as tarefas para os seus colaboradores;
  • Gerenciador de senhas, para nunca mais precisar anotar em cadernos o login e senha de uma conta;
  • Controle de relacionamento com o cliente, CRM, para ter uma visão completa de todos os clientes;
  • Sistema de gestão financeira, como o yampa,  para ver as finanças com muito mais clareza e nunca mais correr o risco de perder seus dados financeiros. 

Como o yampa pode te ajudar?

O yampa é um sistema digital de gestão financeira, que oferece maior praticidade para as atividades de controle financeiro, como fluxo de caixa e gerenciamento de contas bancárias. 

Com painéis visuais e usabilidade facilitada, o yampa não requer nenhum tipo de conhecimento técnico para ser utilizado, podendo ser empregado para o controle financeiro de empreendedores iniciantes ou mesmo por um contador experiente. 

O yampa pode auxiliar a sua empresa a reduzir custos e aumentar a produtividade pois facilita a colaboração no gerenciamento financeiro, é mais fácil de usar do que as ferramentas de gestão tradicionais e, tudo isso, por um custo muito baixo. 

Quer revolucionar sua relação com as finanças empresariais? Entre em contato com os nossos especialistas e descubra o plano ideal para o seu negócio.

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