Controle Financeiro para empresas: Chega de Planilhas!

Não existe negócio sem controle financeiro – É fundamental que você, empresário, esteja ciente disso antes de qualquer coisa que decida fazer para ter uma empresa de sucesso.

O controle financeiro é a base da gestão financeira, o passo inicial para a realização dos demonstrativos e das análises do seu negócio. Afortunadamente, existem aplicativos como o yampa que ajudam a enxergar os número de um jeito fácil e sem chatice. 

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No conteúdo deste manual, você aprenderá como estruturar as finanças empresariais corretamente, de forma simple, prática e sem chatice.

A importância de dominar as finanças empresariais

A primeira coisa que você tem que saber é que os números da sua empresa revelam o passado, o presente e o futuro do seu negócio. Melhor que qualquer bola de cristal!.

Muitas pessoas subestimam a importância de dominar as finanças da empresa. No entanto, gerenciar seu dinheiro de forma eficaz é fundamental para alcançar a segurança financeira e atingir seus objetivos de vida.

Quando você toma controle das suas finanças, você se torna mais consciente de como está gastando seu dinheiro, onde pode economizar e como pode aumentar sua renda.

Além disso, ter um bom conhecimento das finanças empresariais permite que você tome decisões mais informadas sobre investimentos, planejamento para o futuro e se proteger contra imprevistos. 

Portanto, dedicar tempo e esforço para dominar suas finanças é um investimento valioso que vai trazer benefícios ao longo da vida. Dominar suas finanças começa com uma compreensão clara da sua situação financeira atual.

Isso envolve analisar suas receitas, despesas, dívidas e ativos. Essa análise completa da sua situação financeira vai fornecer uma base sólida para começar a tomar controle das suas finanças da sua empresa.

Controle financeiro para empresas

No âmbito empresarial, o controle financeiro é ainda mais complexo, pois engloba a gestão das finanças de uma organização.

Isso inclui:

• registro e análise de receitas;
• custos operacionais;
• investimentos;
• fluxo de caixa;
• análise de rentabilidade;
• planejamento financeiro;
• outras atividades que garantem a saúde financeira do negócio e permitem tomar decisões estratégicas.

 

E por isso que falamos sobre o mindset de crescimento, justamente porque a mentalidade certa vai te ajudar a criar os hábitos financeiros que você precisa para ter as recompensas do controle financeiro.

As principais vantagens PRÁTICAS de controlar suas finanças são as informações que você obtém, como seu faturamento, seu lucro, o ponto de equilíbrio, gastos que podem ser cortados, entre outros.

Por consequência, saber controlar seus números te dará mais prazer em trabalhar, paz para descansar nas suas pausas, esperança e força pra superar os problemas.

Infelizmente, o que mais existe no mercado hoje são sistemas que prometem facilitar o seu trabalho com controle financeiro, mas que no fim, servem apenas pra levar pro online o que você fazia no offline (ou seja, no caderninho).

Então, dá para fazer o controle no excel?

Muitas pessoas escolhem as planilhas de excel para levar o seu controle financeiro, porém apresenta várias limitações. 

• As planilhas de Excel podem se tornar complexas e desorganizadas, dificultando a análise e a obtenção de insights úteis de forma rápida.
• O uso manual de planilhas pode levar a erros de digitação, fórmulas incorretas e problemas de formatação.
• Em uma planilha, você precisa inserir manualmente as transações, atualizar os saldos, categorizar os gastos etc. Isso pode ser demorado, especialmente se você tiver muitas transações para acompanhar.
• As planilhas podem não oferecer todos os recursos avançados e análises detalhadas que um software financeiro dedicado pode proporcionar, tornando mais difícil ter uma visão completa e precisa de suas finanças.
• Se você deseja compartilhar suas finanças com um parceiro ou contador, as planilhas podem não ser a melhor opção.
• Enquanto os softwares financeiros podem se integrar facilmente a contas bancárias e outros serviços financeiros, o mesmo não acontece naturalmente com as planilhas.

Como fazer seu controle financeiro de um jeito simple 

Fazer o passo a passo do seu controle financeiro é fundamental para manter suas finanças em ordem.

Confere as nossas dicas:

Registre todas as transações: 

Manter um registro detalhado de todas as suas transações financeiras é a base do controle financeiro.

Anote todas as suas receitas oriundas das vendas que sua empresa realiza, bem como os rendimentos de investimentos, e as entradas não operacionais, como venda de equipamentos da empresa. Assim como todas as despesas, incluindo contas fixas, compras com fornecedores, pagamento de salários de funcionários, entre outros.

Essa prática permite ter uma visão completa do seu fluxo de caixa e entender exatamente para onde seu dinheiro está indo. 

Crie categorias para suas despesas: 

A categorização das despesas é uma estratégia útil para organizar e analisar seus gastos de forma mais clara.

Divida seus gastos em duas categorias: custos variáveis (fornecedores, impostos, comissões sobre vendas e tudo aquilo que variar conforme a variação do seu faturamento) e despesas fixas (salário de funcionários, conta de energia, água, aluguel, e tudo aquilo que, independente de você ter faturamento ou não, terá que custear da mesma forma).

Isso facilitará a identificação de áreas onde você pode reduzir gastos, economizar mais ou fazer ajustes no orçamento. 

Estabeleça um orçamento: 

Com base nas informações registradas e na análise das categorias de gastos, crie um orçamento mensal ou semanal que reflita sua realidade financeira e suas metas.

Defina metas realistas para suas despesas em cada categoria e faça um esforço para seguir o orçamento ao longo do período estipulado.

Um orçamento empresarial bem planejado ajuda a evitar gastos desnecessários e permite que você alcance seus objetivos financeiros com mais facilidade.

Use um painel de controle financeiro: 

Um painel de controle financeiro ou dashboard financeiro é uma ferramenta poderosa para visualizar suas finanças de maneira clara e acessível.

Com a ajuda de aplicativos financeiros ou softwares específicos, você pode criar gráficos, tabelas e relatórios personalizados para monitorar suas receitas, despesas, tendências financeiras e progresso em relação às metas estabelecidas.

Essa visualização facilita a compreensão da sua situação financeira e permite tomar decisões mais informadas.

Automatize quando possível: 

Utilize aplicativos e softwares financeiros que ofereçam a possibilidade de automatizar a importação de dados das suas contas bancárias e cartões de crédito. A automação economiza tempo e reduz a chance de erros no registro de transações, garantindo que suas informações financeiras estejam sempre atualizadas e precisas.

Analise periodicamente: 

Não basta criar um orçamento ou definir metas financeiras, é essencial revisar periodicamente o seu progresso. Reserve tempo para analisar seu fluxo de caixa, comparar com o orçamento e avaliar se está conseguindo seguir suas metas.

Essa análise o ajudará a identificar padrões de gastos, encontrar oportunidades de economia e ajustar suas estratégias conforme necessário.

Estabeleça metas financeiras:

Definir objetivos financeiros claros é uma forma poderosa de motivar e direcionar o seu controle financeiro.

Metas como pagar dívidas, criar um fundo de emergência, ou investir em  um bem durável podem ser desafiadoras, mas fornecem um propósito tangível para o seu esforço de controle financeiro.

Evite dívidas desnecessárias: 

Utilize o controle financeiro para garantir que sua empresa esteja sempre dentro das suas possibilidades e evite acumular dívidas desnecessárias.

Quando possível, prefira pagar à vista e evite o uso excessivo de crédito, a menos que seja estritamente necessário e possa ser gerenciado com responsabilidade.

Crie um fundo de emergência: 

Tenha sempre uma reserva financeira para cobrir imprevistos ou emergências. Um fundo de emergência é uma segurança financeira essencial para lidar com despesas inesperadas, como manutenções não previstas, reparos, reformas e até mesmo em casos onde existe a necessidade de realizar o pagamento de uma rescisão de funcionário.

Busque conhecimento financeiro: 

Investir tempo em aprender sobre finanças empresariais é uma atitude valiosa.

Quanto mais você entender sobre conceitos financeiros, planejamento, investimentos e controle de gastos, mais capacitado estará para tomar decisões financeiras inteligentes e alcançar a estabilidade financeira e o crescimento econômico.

Lembre-se de que o controle financeiro é uma jornada contínua, e é essencial estar comprometido em revisar, ajustar e melhorar suas práticas financeiras ao longo do tempo.

Relação entre Controle Financeiro e Fluxo de Caixa:

O fluxo de caixa é uma parte essencial do controle financeiro. Ele fornece uma visão clara e objetiva das finanças, permitindo que você entenda de onde vem o dinheiro e para onde ele está indo. Ao registrar todas as transações financeiras em um período, o fluxo de caixa oferece informações importantes, como:

• Liquidez: Mostra a disponibilidade de dinheiro para lidar com despesas imediatas, como contas e pagamentos.
• Flutuações financeiras: Permite identificar períodos de maior ou menor entrada de dinheiro, facilitando o planejamento para situações com fluxo de caixa negativo.
• Capacidade de investimento: Indica se há recursos suficientes para investir em oportunidades de crescimento, melhorias e reformas ou desenvolvimento para a equipe.
• Gerenciamento de Dívidas: Ajuda a acompanhar o pagamento de dívidas e a evitar endividamento excessivo.
• Planejamento Financeiro: Facilita o planejamento de orçamentos futuros e o estabelecimento de metas financeiras realistas.

O controle financeiro usa o fluxo de caixa como uma das principais ferramentas para avaliar a saúde financeira geral e tomar decisões informadas.

Ao monitorar e analisar o fluxo de caixa, você pode identificar problemas financeiros potenciais e ajustar suas estratégias para garantir a sustentabilidade financeira a longo prazo.

Portanto, é crucial que o controle financeiro inclua uma análise detalhada do fluxo de caixa para que você possa manter suas finanças em ordem e atingir seus objetivos financeiros.

O sistema mais completo para fazer o seu controle

Para facilitar seu entendimento sobre como deve ser o Controle Financeiro realmente eficiente, mostraremos como fica a organização e os relatórios no sistema yampa, a ferramenta de controle e gestão financeira da 4blue, que auxilia qualquer tipo de pequena empresa na organização e clareza dos números.

Além disso, o yampa possui diversas funcionalidades, como os lançamento de livro diário, fluxo de caixa e outros recursos que mostraremos aqui.

O yampa é um sistema online que reúne os principais recursos necessários para o controle de seu negócio — e toda a sua usabilidade e visualização foram criados pensando na real necessidade de quem tem uma pequena empresa e não quer perder tempo analisando os números.

O painel é a página inicial do yampa, que reúne as principais informações sobre seu negócio. Ali você encontra recursos como o ponto de equilíbrio da empresa, a meta de recebimento mensal, o controle de contas a pagar e a receber, seus saldos disponíveis em diferentes contas bancárias, entre outras funcionalidades.

Nas categorias livro diário e fluxo de caixa ficam registradas todas as informações lançadas no seu sistema.

É por isso que o yampa é um dos softwares financeiros mais completos do mercado, proporcionando uma visão raio x do seu negócio. 

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